【テンプレートつき】内定承諾書とは？詳しい書き方を紹介

内定承諾書とは

内定企業承諾書は、就職活動においてから内定を受けた際に、内定者が企業に対して入社する旨を確認する書類です。
内容は、入社を約束する旨と、あわせて新卒採用などでは内定を取り消する場合の条件などの記載、氏名などの欄が記載されています。
内定者と企業の双方が了解した上で、双方が署名・捺印することで有効となります。内定者にとっては、入社前に確認することで、安心して新しい職場で働くことができます。

内定通知書との違い

内定通知書とは、採用内定を通知する書類のことです。
給与条件などが記載されています。
求職者に返信をしてもらう事を前提に作られた書類を内定承諾書と呼びます。

内定誓約書との違い

内定誓約書とは、上記承諾書と同じ内容ですが、より強い契約関係を示唆する名称です。

ただし、内定承諾であれ誓約書であれ、民法上は、民法第627条1項で、「雇用期間に定めがないときは、解約（内定辞退）の申し入れから2週間が経過すると雇用契約が終了する」と定められています。
その為、内定承諾書は入社2週間前から入社までの期間において効力を発揮する事になります。
内定者は、入社の2週間前(14日前)までは、この契約を破棄することが民法上可能です。
新卒採用など、内定から入社まで数カ月の期間があるものについては、そのほとんどの期間において効力を発揮しません。

内定承諾書が必要な理由

法的効力の無い、内定承諾書を使う理由について、企業側、内定者側それぞれ確認してみたいと思います。

企業側

内定承諾書を送付し回収を行う事で、応募者の方へ入社について意識を強めてもらう事ができます。
(内定承諾を複数の会社へ提出するような応募者の方がいないとは限りませんが・・・)
ほとんどの場合、内定承諾書の回収を行う時点で、入社意思を確認することが可能です。

【新卒採用の場合】
内定を取り消す条件の明示などを行う事が出来ます。

【有料職業紹介事業者を利用する場合】
内定承諾書の回収が紹介会社の成約タイミングと指定される事があり、作成を求められる可能性があります。

大前提で採用前に面接を行う必要があります。
こちらの記事で採用担当者がおさえておくべきズーム面接のポイントについて解説しています。あわせてご覧ください。
ズーム面接に取り組みたい採用担当者がおさえておくべきポイント

内定者側

内定者側にとっては、入社意思を正しく伝えられる書類として有効です。
内定通知書だけでは入社意思を示した事にはならず、メールや口頭での入社意思の表明よりも、明確に表明できます。

内定承諾書と併せて送付する書類

内定承諾書を応募者から回収するためには、労働条件など入社を決定するにあたり必要な情報を提供する必要があります。
法的に必須となる書類もあるので、抜けもれの内容に確認が必要です。

内定通知書

内定を通知する書類です。
内定の旨と、内定通知を受けとった際の依頼事項(0月0日までに承諾書の返送を依頼するなど)を記載します。

労働条件通知書

労働者を雇用する際、雇用主は労働者に対して契約期間や賃金などの労働条件を明示することが労働基準法第15条によって義務付けられています。
条件については書面で通知することが定められており、必須の条件を含めた、労働条件を明記したものが「労働条件通知書」です。名称の定めはありませんが、必須明示事項が義務づけられています。
必須事項だけでなく、内定を承諾してもらえるように労働条件をしっかりと明記することが大切です。
※2019年4月1日の法改正で、原則は書面の交付であるものの求職者が希望した場合と、出力して書面を作成できる場合に限りFAXやメール、SNSによる明示も認められるようになりました。

内定承諾書の作り方

内定承諾書について、テンプレートをご用意しております。
テンプレートをダウンロードしていただき、御社に合わせて修正変更頂ければと考えております。

内定承諾書に記載する内容

内定承諾書には、入社を約束する旨の記載を行います。
例えば下記のように、新卒採用等内定を取り消す条件を明示することもあります。

〇以下のいずれかに該当する場合、採用を取り消されても異論のないことを承諾致します。
１，0年0月に●●を卒業できなかったとき
２，提出した書類に重大な誤り、虚偽があったとき
３，病気、事故などによって、就労が出来ないとき
４，刑事事件で有罪の判決を受けたとき
５，その他、前各号に準ずる程度の不適合な行為があったとき

下記のような条項を記載することもあります。

〇貴社に入社することを承諾するとともに、下記事項を遵守します。
１，入社承諾後は、正当な理由なく入社を拒否いたしません。
２，会社に対して虚偽の申告は一切いたしません。
３，指示された書類は遅滞なく提出いたします。
４，住所変更・親族の異動があれば、直ちに連絡いたします。

内定承諾書のテンプレート

下記よりダウンロードしてお使いください。

内定承諾書の送付方法

内定承諾書は、内定通知書と労働条件通知書、また返送用封筒と併せて送付することが一般的です。
その際に、企業パンフレットや、今後の流れ、懇親会の案内、SNSの案内などを同封しても良いかと思います。

内定承諾書の提出後に内定辞退されたら？

内定承諾書は、法的効力を持たず、民法により雇用契約開始の2週間(14日)以前については辞退できます。
その為、承諾書を根拠に、内定辞退を受け付けないという事は出来ません。
理由を聞く事は出来ますが、法的な根拠がない事は理解されたうえで対応をして頂けばと思います。

内定承諾書の提出後の内定辞退を減らすためには？

内定承諾後の辞退にも、様々な理由がると思いますが、基本的には「より魅力的な他企業から採用された」「(中途の場合)現在の企業から引き留められた」といった理由がほとんどで、条件や将来性、社風など、総合的な判断の中で、他社よりも魅力的に感じてもらえなかったことが原因です。
内定承諾をしたからと言って、必ず入社するわけではないと考えて、入社日まで、応募者の入社意向を保つ工夫が必要です。

内定辞退を防止するために企業ができることは以下のようなものがあります。
・内定者との適切なコミュニケーションの確保：内定者との処分を密にし、企業の魅力や業務内容、待遇に関する説明を充実させることで内定者の不安や疑問を解消し、入社意欲を高めることができます。
・入社前研修や見学会の実施：内定者に対して、実際の業務内容や職場環境を知ってもらうために、入社前に研修や見学会を実施することで、入社後の不安を軽減することができます。
・応募者が入りたいと思える環境の整備：職場環境や福利厚生、社風などを整備し、応募者が入社したくなるような魅力的な企業イメージを構築することが大切です。
・内定辞退者からの意見やの収集：内定辞退者からの意見やフィードバックを積極的に収集し、問題点を把握して改善することで、内定辞退を減らすことができます。
・内定辞退時のフォローアップ：内定辞退者に対して、その理由や背景について丁寧にヒアリングし、改善点を見つけることで、今後同じ状況を防ぐことができるようになります。

まとめ

採用において直前の辞退は出来だけ避けたいものです。
他社と比較された場合に、選ばれる会社になる為に、書類の整備や、歓迎の意思を示す工夫をし、
スムーズな対応によって、辞退を出来るだけ減らすようにしましょう。
応募者に寄り添い、他社に差をつけることは、採用ブランディングの観点においても非常に有効な手段だと言えます。