ズーム面接に取り組みたい採用担当者がおさえておくべきポイント

近年はオンライン面接に対応する企業が増えてきました。
しかし、自社でもZoom面接に取り組みたいと考えているものの、そもそもどういったものなのかよくわからず、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで、Zoom面接について詳しく知りたい方のため、事前の準備や基本的なやり方、注意点などについて解説します。

この記事を読むことによって、どのようにしてZoom面接に取り組んでいけば良いのかがわかるので、ぜひ参考にしてみてください。

Zoomとは

そもそもZoom（ズーム）とは何かというと、インターネット上で会議ができるサービスです。
アメリカに本社を構えているズームビデオコミュニケーションズによって提供されています。

海外発のサービスではありますが、日本語にも対応しているので、使い方はそれほど難しくありません。

スマホやタブレットなどで利用できます。スマートフォンで利用する場合は、アプリのインストールが必要です。
ですが、参加者側はアカウント登録やログインといった手間がないので、利用しやすいサービスといえます。

Zoomは録画や録音ができるため、あとからオンライン面接の内容を振り返ることも可能です。

こちらの記事でオンライン面接のメリットについて解説しています。あわせてご覧ください。
すぐに分かる！【WEB面接】メリット＆おすすめツールまとめ

Zoom面接と対面面接の違い

従来面接といえば対面で行うものが一般的でしたが、Zoom面接は対面面接と何が違うのでしょうか。
まず、手軽さの問題が挙げられます。

Zoomはオンラインで面接が行えるので、参加者としては面接会場に出向く必要がありません。
そのため、交通費や移動時間の面でメリットがあります。

企業としても会場をおさえるのにかかっていたコストが削減できるのはメリットといえるでしょう。

参加者の中には、現在は地方で暮らしていて就職や転職を機に首都圏に出ようと考えている方もいます。
そういった場合、面接のためだけに首都圏に出てくるのは時間的にも費用的にも負担になってしまうでしょう。

Zoomなどを利用したオンライン面接であればそういったこともありません。

また、採用担当としても対面面接と比べて効率的な面接を行うことにつながります。
例えば、これまでに2人しかできなかった面接時間で3人の面接ができるようになったといったケースも多いです。

一方で、Zoom面接ならではのデメリットも存在します。
対面面接の場合は直接本人を目の前にして面接ができるため、小さな反応なども見逃しにくいです。
例えば、Zoom面接だと小声での相槌などが聞こえにくくなるため、相手が理解できているのか、今ひとつ掴めないことがあります。

また、画面上で目を合わせるためには、カメラのレンズを見なければなりません。
画面上に映し出されている参加者や採用担当者の目を見ても目線が合わないので、コミュニケーションが困難になりやすいといえます。

オンラインで行う面接ということもあり、通信機器のトラブルが発生してしまう可能性も考えておかなければなりません。
場合によっては予定どおりに面接を進められず、日を改めなければならない可能性もあります。

Zoom面接と対面面接はそれぞれメリットとデメリットがある方法です。どちらか一方が優れているとは言えないので、自社に適したほうを選択することが重要といえます。

ZoomでのWeb面接の事前準備

ZoomでWeb面接をする際には、あらかじめ準備しておかなければならないことがあります。
余裕を持って以下の準備を済ませておきましょう。

準備①Zoomの無料登録

まずは、Zoomの無料登録から始めます。Zoomには無料プランと有料プランがあり、無料プランの機能だけでもWeb面接は可能です。
ただ、有料プランであれば時間制限がないので、無料版を利用するか、有料版に登録するかについてよく確認しておきましょう。

スマホからでも利用は可能ですが、企業として登録する場合は、パソコン版を使うのが一般的です。

なお、Zoomはブラウザ上でも利用が可能ですが、パソコン用のアプリをダウンロード・インストールしておくことにより、すぐに開けます。Zoom公式のダウンロードセンターからダウンロード可能です。

無料登録をする際には、Zoomウェブポータルにアクセスしましょう。
上部に「サインアップは無料です」と表示されるので、これをクリックします。続いて、生年月日を入力してください。

完了したらアカウント登録に必要なメールアドレスを入力します。
登録が終わると、入力したアドレス宛に認証メールが送信されるので、内容を確認しましょう。

メールに表示されているリンクをクリックすると「学校の代わりにサインアップしていますか？」の質問が表示されるので、「いいえ」を選択します。

続いて名前とパスワードを入力しましょう。
「仲間を増やしましょう」については「手順をスキップします」をクリックすれば登録が完了します。

準備②Web面接をスケジュール登録する

ZoomでWeb面接を行う場合、あらかじめスケジュール登録が必要です。
面接の日時が確定したら、スケジュール登録を済ませておきましょう。
まずは、登録したメールアドレスとパスワードを使用し、Zoomにログインします。
ミーティングのページから「新しいミーティングをスケジュールする」クリックしましょう。

すると、登録に必要な項目が表示されます。

「トピック」は、Web会議室の名前を登録することになります。
なお、ここで登録した名前は参加者から確認できるので、見られても問題ない名前を付けてください。

「説明（任意）」は、そのWeb面接に関する説明を入力します。任意なので、空欄でも問題ありません。

「開催日時」にはWeb面接を行う日時を入力します。AMとPMを間違えないように注意しましょう。

なお、ここで登録していた時間にしか面接ができないわけではありません。
設定を保存した後は、設定した時間になっていなくてもいつでも開催可能です。
また、あらかじめ設定しておいた開催日時になったからといって自動でWeb会議が始まるものでもありません。

「所要時間」には、面接にかかるおおよその所要時間を設定しておきましょう。
実際にオンライン面接を始めた際、所要時間を過ぎると強制終了をするようなことはありません。

そのため、それほど厳密に考えなくても良いでしょう。

なお、詳しくは後述しますが、無料プランでは40分までしか利用できない点に注意が必要です。
仮に所要時間を1時間と登録しておいたとしても、40分で接続が切れる形となりま

す。また、設定した所要時間は参加者に見られることはありません。

「タイムゾーン」には「大阪、札幌、東京」を選択しておきましょう。

「ミーティングID」は、ミーティングルームの識別番号を指しています。1つのミーティングルームに対し、1つのミーティングIDが設定される形です。
参加者は、ミーティングIDを入力すれば任意のミーティングルームに入室できます。自動的に生成されるので、特に難しいことはありません。

「ミーティングパスワード」は、入室時に要求するか設定する項目です。設定する場合はチェックを入れましょう。

「ビデオ」では、ホストと参加者それぞれのビデオをオンにするか、オフにするか個別に登録ができます。

「オーディオ」では、電話・コンピューターオーディオ・電話とコンピューターのオーディオから選択可能です。

電話は、携帯電話を使用し、Zoomに音声入力する方法です。
コンピューターオーディオは、パソコン内蔵のマイクスピーカーや、外付けのヘッドホン、マイクスピーカーなどを使用する方法のことをいいます。
電話とコンピューターのオーディオでは、電話とパソコンそれぞれのマイクスピーカーを利用します。

基本的には「コンピューターオーディオ」を選択してください。無料版でZoomを利用する注意点として、電話での音声参加を許可して参加者がスマホ参加をした場合、通話料が発生してしまいます。

「ミーティングオプション」では、細かいオプション設定が可能です。

各種入力が完了したら「保存」をしておきます。
参加者用のURLが発行されることになるので、参加者の方にURLを伝えておきましょう。
なお、参加者がスマホからZoom面接に参加する場合、あらかじめアプリをインストールしておいてもらわなければなりません。
Zoomを使用したことがない参加者である可能性も考えられるので、具体的なやり方やアクセス方法については事前に伝えておく必要があります。

準備③Web面接に必要なもの

実際にWeb面接を行う場合、通信環境とカメラ、イヤホンマイクは必要です。また、本体もしっかり充電しておかなければなりません。それぞれ詳しく解説します。

準備④通信環境

Zoomはオンライン面接であるため、インターネットに接続されていなければ利用できません。
通信環境を確認しておきましょう。

ストレスなくスムーズにやりとりをするためには、通信環境が整っていなければなりません。
通信環境が悪いと、画像や音声の遅延が発生してしまう恐れがあります。
コミュニケーションが取りにくくなるほか、音声が途切れてしまえば伝えたいことがきちんと伝わりません。

一般的にオンライン面接は一対一で行うことになるので、複数人のグループと比較すると求められる通信速度は低いです。
ですが、できれば上り・下りのどちらでも1Mbps以上の速度は確保しておきましょう。

wi-fi接続の場合、状況によっては通信が不安定になってしまう可能性もあります。
万が一のことを考えると、できれば有線でLANケーブルをつないでおくのが理想です。

安定した通信環境が必要になるのは、参加者も同様です。企業側がしっかり準備していたとしても、参加者側の通信環境が良くないとオンライン面接に影響が出てしまいます。
通信環境については参加者としても確認しているはずではありますが、事前に注意喚起をしておいた方が良いでしょう。

準備⑤カメラ

パソコンでZoom面接を行う場合、カメラ機能があるか確認しておきましょう。
ノートパソコンの場合は内蔵されているものが多いですが、デスクトップの場合は別途Webカメラなどを用意しなければならないケースもあります。
2,000～3,000円程度で購入できるものもあるので、それほど負担にはならないでしょう。

事前にカメラを接続してテストを行い、どのように見えているか確認した方が良いです。
カメラの位置や角度によって映り方が異なり、相手に与える印象も変わります。

準備⑥イヤホンマイク

イヤホンマイクも準備しておきましょう。パソコンに内蔵されているものもありますが、周囲の音を広く拾ってしまい、音声が聞き取りにくくなってしまう可能性があります。
クリアにやりとりをするためにも、イヤホンマイクを準備しておくと良いでしょう。

なお、カメラとマイクは、Zoomテストミーティングにアクセスして確認が可能です。
Zoomテストミーティングにアクセスしたら「参加」をクリックしましょう。

「Zoom Meetingsを開く」をクリックすると、Zoomのアプリが起動します。
あとは画面の表示に従いながら、カメラやスピーカー、マイクなどのテストをしていくだけです。

準備⑦充電

忘れてはならないのが充電です。パソコンの場合、電源に接続しながら面接を行った方が良いでしょう。
途中で充電が切れてしまわないように注意してみてください。

ZoomでのWeb面接の開始方法

実際にZoomを使ってWeb面接を行うのは、非常に簡単です。ログインして会議室に入出したら音声やカメラをオンにするだけで済みます。
それぞれのやり方について解説します。

STEP①ログインしてWeb会議室に入室する

あらかじめ、Zoomのシステムにログインをしておきます。なお、事前準備の項目で紹介したように、Web面接のスケジュール登録は済ませておきましょう。

ログインをしたら、左メニューの上部に表示されている「ミーティング」をクリックし、Web会議室に入室します。
すると、あらかじめスケジュールから登録しておいた面接の一覧が表示されるため、該当する面接の「開始」ボタンを押します。

パソコンでZoomを利用する場合、アプリかブラウザで利用が可能です。

STEP②音声やカメラをオンに設定する

Web会議室に入室したら画面中央に表示されている「コンピューターでオーディオに参加」ボタンを押します。
続いて下部のメニュー左側に表示されている「ビデオを開始する」も押し、音声とカメラをONに設定しておきましょう。

慣れてしまえばほんの数分でできることではありますが、面接者が来る前に待機しておくのがマナーです。
遅くとも面接開始時刻の10分前には入室し、待機しておきましょう。

面接者がZoomにアクセスすると、面接者からみて下部のメニューにある「参加者を管理」の人数表示が増えます。
「参加者を管理」ボタンをクリックしてから「入室を許可する」を選択すると、面接開始です。

全体的な流れについては、事前に確認しておくことをおすすめします。
また、当日は一度Zoomウェブポータルからカメラやオーディオのテストをしておいた方が良いでしょう。

Zoom面接の注意点

Zoom面接を導入するにあたり、事前に確認しておきたい注意点があります。
以下の2点についてはよく確認が必要です。

注意点①最新版をインストールしよう

Zoomは最新版のものをインストールしておきましょう。
過去にZoomをインストールしていた場合、最新版に更新しておくことが大切です。

特に注意しなければならないのが、2020年5月30日以前にインストールしていた場合です。
Zoomでは、2020年5月30日以降、CCM暗号化が有効化されました。

こういった関係もあり、古いバージョンだとミーティングに参加できないことがあります。

それから、やはり古いシステムはセキュリティの問題があるため、注意が必要です。
セキュリティ面で問題がある古いバージョンを使用した場合、ユーザーの情報が盗まれてしまう恐れがあります。

万全のセキュリティでオンライン面接に挑むためにも、必ず最新版をインストールしておきましょう。

Zoomのアカウントを持っている場合、Zoomを起動すると画面上部に「新しいバージョンが利用可能です。」と表示されることがあります。

現在のバージョンが最新のものではないことを示しているので、更新をクリックしてアップデートしてください。

また、メニューから「アップデートを確認」をクリックし、最新のアップデートを確認することも可能です。
アップデートはクリックするだけでできる簡単なものなので、手間はかかりません。

ただ、時間がかかるケースもあるので、オンライン面接の当日ではなく、あらかじめ更新を済ませておきましょう。

注意点②無料の場合は制限時間に気を付けよう

Zoomには無料版と有料版があります。

以前は無料版でも一対一であれば通話の時間制限がありませんでした。
ですが、現在は仕様が変更され、40分の時間制限がついています。

自社で行う面接の平均的な時間が40分を超えるような場合については、有料プランへの加入についても検討する必要が出てくるでしょう。
また、有料プランでは一対一だけではなく、複数人での会議も可能になります。

もし、無料版を使用していてオンライン面接の時間が40分を超えてしまった場合、強制退室させられる形になります。
オンライン面接を始めて30分経過すると画面上に残り10分で終了する案内が表示され、そのまま継続すると開始から40分が経過した時点で自動的に終了です。

40分経過した場合は、そのあと再接続することでトークの継続はできます。
ですが、参加者側から見ると企業が無料アカウントでオンライン面接をしていることがわかってしまうのはデメリットです。

なお、Zoom面接を主催する企業はホスト、面接を受ける求職者は参加者の扱いになります。
40分以上の面接を行う場合、有料プランへの登録が必要になるのはホストのみです。参加者は無料で参加できます。

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実際にオンライン面接に取り組みたいと考えた場合、今回紹介したようにさまざまな準備をしなければなりません。
また、事前準備をしっかり行って実践してみたものの、うまくいかなかったといったケースも多いです。

もしもオンライン面接で何かトラブルが発生してしまったような場合、面接を受けている方に悪いイメージを与えてしまう可能性も考えられます。
スムーズに、効率よくオンライン面接を行うためのサポートも行っているので、ぜひご相談ください。

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オンライン面接で採用活動を効率化させよう

いかがだったでしょうか。Zoomなどでオンライン面接を行ううえでおさえておきたいポイントについて解説しました。
行うべき事前準備ややり方についてご理解いただけたかと思います。

Zoom面接を導入することにより、採用活動の効率化なども期待できるので、取り入れてみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、他にも採用活動を行う上でおさえておきたい基本やコツなどを紹介しています。ぜひお役立てください。